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  • Leandro G. Rago

La desición de digitalizar tus facturas

Actualizado: 1 de nov de 2020

Transformación degital y la documentación en las empresas

La era digital ya esta aquí, y llego para quedarse, con la internalización de la tecnología surge la necesidad de la transformación digital de los documentos, especificamente dentro de las empresas y fundamentalmente de la Factura, España con fecciona la normativa para que ello se lleve a cabo.


Como ya todos saben, la factura es uno de los documentos de mayor importacia dentro de las organizaciones, es por ello que con la obligatoriedad de la facturación digital en empresas españolas a partir de 2021, es esencial que estén preparados para que esta documentación esté online, junto con las siguientes características: que sea fácil de visualizar y gestionar.


En el trabajo diario y la habitaulidad de muchas empresas, actualmente se sigue utilizando el papel y/o en diferentes formatos y medidas. Si bien el uso de facturas electrónicas está extendido en las Administraciones Públicas, muchas empresas siguen haciendo a diario todo en papel o en multitud de formatos.


Con las normativas para la “digitalización certificada de facturas” gestionadas en el 2007 por la AEAT, y que permitían transformar facturas en papel en su equivalente electrónico, produciendose así el intercambio de información y evitando su almacenamiento. La AEAT incidió en la adopción de los nuevos requisitos legales y aporto que, cualquier solución profesional debe cubrir dos aspectos bien diferenciados:


1ª) La digitalización física de las facturas:

Aquí existen diversos y variados dispositivos que permiten digitalizar documentos, pero no todos pueden hacer dicho proceso. Para que esto se lleve a cabo se deberá tener en cuenta lo siguiente:


Que sea Fiable: La digitalición de los documentos debe ser fiable y que no se dañen en el proceso, lo cual es importante usar las tecnologías i-MFD (detección inteligente de dobles alimentaciones por ultrasonidos) o iSP (tecnología sónica para protección de originales).


Que sea Legible: la información debe ser legible por el software OCR. Los escáneres profesionales deben eliminar todo ese detalle que posee el diseño de las facturas para una extracción fiable de datos contenidos en los mismos.


Que sea Ininterrumpido: el escáner tiene que estar preparado para que las interrupciones sean mínimas y, en caso de existir, puedan resolverse fácilmente por el operador.


Que sea Rápido: el sistema de debe poseer determinadas características para que pueda operar con documentos por tamaño o tipo y así poder agilizar la digitalización. Una buena opción sería contar con equipos que procesan de forma fiable lotes de facturas de 80 o más, documentos en apenas 60 segundos.


Que sea Total: todos los documentos deben poder alimentarse en escáneres.


2ª) La extracción de datos de las facturas:


Hay soluciones en la nube, con verificación automática/semiautomática, para poder conseguir una buena calidad del dato con una labor manual mínima.


Con ello, se ofrecen soluciones de alta calidad para una integración perfecta de la tecnología en sistemas de organizaciones que dependen de la administración de documentos.


Gracias a la tecnología, el asesor contable ha pasado de rastrear documentacion de sus clientes a poder centrar todo su conocimiento y tiempo a asesorarlos. Para ello, las mismas asesorías ofrecen soluciones a sus empresas-clientes con las que agilizar tiempos de proceso y mejorar la fiabilidad de los mismos.


La nube posibilita reducir costes operativos y de mantenimiento de infraestructura. Cuanto antes tomen conciencia las empresas e instituciones de la necesidad de contar con herramientas de digitalización de valor, mejor preparadas estarán para cumplir con toda obligatoriedad que ello conlleva.

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