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  • Leandro G. Rago

¿Sábes cuánto tiempo debe conservar la documentación de tu empresa?

Actualizado: nov 1


Me gustaría hablar hoy sobre los documentos que poseen las empresas y el tiempo que deben conservarse. Veamos de que se trata:


Muchas empresas estan deseando llegar a fin de año para poder desacerse de documentación y limpiar algunos armarios para hacer lugar al año que le sigue, pero ¿sábes que documentación debes eliminar de tus armarios y cuáles de ellos conservar?


Lo primero que debes hacer, es clasificar los papeles y documentos que posees, por lo general a mi me gusta hacerlo por año fiscal o año calendario, dependiendo de cuando comienza el año fiscal para cada empresa.


Los plazos de conservación de la documentación pueden ser distintos en función de su actividad y por lo tanto, tendrás que separar los documentos de mercantil, los tributarios, laborales, etc. Todos debes clasificarlos lo mejor y clararamente que puedas para no entrar en confusiones cuando llegue el momento de hacer limpia.


¿Qué pasa con la documentación según su clasificación?


Si estamos frente a documentos mercantiles, estos deben conservarse durante 6 (seis) años a partir del último asiento contable registrado en sus libros. Es altamente recomendable guardarlos en un lugar seguro, como ejemplo tenemos: libros de contabilidad, cuentas anuales, copias de seguridad informática, etc.


Si nos encontramos frente a documentos fiscales, la Ley General Tributaria establece un plazo de cuatro años. Dicho plazo comienza a contar desde la finalización del plazo de presentación de las declaraciones. Tener en cuenta que el plazo no se interrumpa por haber recibido alguna notificación o reclamación por parte de Hacienda.


También debemos tener en cuenta que el plazo de prescripción para la comprobación de las bases imposibles y las deducciones es de 10 años desde el fin del plazo de presentación de la declaración en que se generaron.


No te olvides de la información digital. Tan importante como los documentos en papel, son los emails que envías o recibes y la información que almacenas. Ahí también deberás hacer limpieza y guardar en sitio seguro, como la nube, toda la documentación relevante.


Estos son algunos de los aspectos que debes tener presente a la hora de conservar los documentos de tu empresa. Pero, como has visto, se trata de un asunto muy delicado. Por ello, siempre recomendamos que si tienes dudas, te asesores con un buen profesional.

Si te gustó, no dudes en dejar tu comentario y dejarnos tus dudas o sugerencias, cuéntanos! #LgrAuditor #transformacreayavanza #asesorcontable #asesorfiscal #asesorlaboral

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